Inventario
Da Faber Libertatis.
L'inventario del materiale è una funzione necessaria per la corretta gestione dei progetti dell'Associazione.
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Responsabili
Si sono offerti responsabili d'inventario i Soci Mirko e Mattia. La responsabilità di Giammy è stata invece imposta dai suoi "amici"! :-)
Per la sede di Venezia sono invece responsabili Antonio e Andrea.
Procedure per l'inventario
Il materiale disponibile in sede, sia a Padova che a Venezia va:
- controllato per verificarne il buon funzionamento;
- sistemato per renderlo conforme alle nostre esigenze di progetto;
- catalogato in modo semplice e chiaro;
- tracciato nei suoi spostamenti.
Il materiale in esubero va eliminato in modo corretto, il più possibile eco-compatibile e, di preferenza, in modo da sostenere ulteriori iniziative di solidarietà sociale.
Catalogazione iniziale
Il materiale di qualità sufficientemente elevata da poter essere utilizzato nei progetti va catalogato in modo il più possibile semplice e chiaro, perché altrimenti il rischio è che la catalogazione diventi presto obsoleta per via di mancati aggiornamenti.
Inoltre, è sensato fare un catalogo del solo materiale "finito" giacché quello realmente importante per i progetti, con il restante materiale sfuso semplicemente presente in sede e pronto per l'utilizzo.
Per procedere in questo senso si provvederà a (qualora il pezzo da inventariare sia un computer):
- qualora sul computer non sia presente nessuna installazione GNU/Linux installare la distribuzione leggera Slax, modificata da alcuni soci per includere al suo interno lo script di analisi delle caratteristiche hardware.
- eseguire lo script per l'analisi delle caratteristiche hardware e lasciarne una copia nella directory /root
- individuare le caratteristiche salienti della macchina che si va ad installare, per produrre una voce d'inventario leggera, facilmente leggibile e mantenibile;
- corredare la macchina di cespite, con un'opportuna etichettatura, di facile lettura, senza inutili fronzoli;
- riportare tutti i dati fino a qui generati (cespite, nome, caratteristiche salienti) sul wiki.
Può essere inoltre conveniente eseguire uno script, progettato in modo da raccogliere in un file contenuto nel computer appena le caratteristiche principali della macchina, in modo da rendere più semplice un'analisi della macchina in fase d'allestimento. I dati riportati dallo script saranno per loro caratteristica ben più completi (e complessi) di quelli necessari per l'inventario.
Utilizzo del materiale
Il materiale catalogato va tracciato in caso d'utilizzo, in particolare al fine di:
- avere un quadro preciso delle attività dell'Associazione;
- potersi sincerare che vengano rispettati i termini d'utilizzo;
- contribuire in maniera concreta allo smaltimento adeguato del materiale, una volta che questo diventi inutilizzabile.
L'ultimo punto, in particolare, è importante perché la responsabilità morale dell'attività dell'Associazione dovrebbe riguardare anche la guida verso un approccio corretto allo smaltimento del rifiuto elettronico.
Smaltimento del materiale
Alla conclusione della vita del materiale, questo va
- rimosso dall'inventario;
- avviato ad un corretto smaltimento, il più possibile socio- ed eco-compatibile.
La norma va applicata sia per il materiale presente nelle sedi dell'Associazione che per quello alloggiato presso altre sedi in seguito ai vari progetti (da cui la necessità di tracciare i movimenti).
Chiaramente, a parte il primo punto, è una pratica che va applicata anche al materiale non inventariato!!!
Si ricorda infine che i costi per lo smaltimento andrebbero preventivati già in fase di acquisizione del materiale, da cui la necessità di richiedere un contributo economico (sia in forma diretta che indiretta) a chi ci fornisce materiale dismesso.
Materiale
Si ricorda che è consigliabile catalogare esclusivamente i computer completi, senza entrare in eccessivi dettagli che NON servono e anzi appesantiscono la gestione.
Nota: il cespite è un numero composto dalle cifre di anno-mese-giorno, cui fa seguito un progressivo giornaliero di tre cifre. Ad esempio 080103005 significa il quinto componente inventariato il giorno 3 gennaio 2008. Si ricorda che dev'esservi corrispondenza tra il cespite indicato qui e l'etichetta sul pezzo.
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